El próximo fin de semana se celebra, en Madrid, el segundo Congreso de La Cabecera.
Un encuentro animado por el único interés de aprender y compartir. Dos compañeras del colectivo, que hace un año estuvieron involucradas en la organización y gestión del primer Congreso, nos han compartido su experiencia al respecto a través de una entrevista. 


Los Congresos de La Cabecera nacen de la convicción que la construcción de una mejor Atención Primaria pasa necesariamente por la reformulación de los espacios de encuentro y formación de los profesionales de la salud. Se propone un nuevo modelo de congreso científico: un espacio de calidad académica, abierto al debate y la reflexión, fundamentado en la transparencia económica y la ausencia de un trasfondo marcado por el conflicto de intereses.

 

PRIMEROS PASOS

¿Cómo os surgió la idea de un Congreso? 

Un fin de semana nos fuimos al campo. En un refugio de montaña, sin internet ni tecnologías de por miedo. Solo una pizarra y muchas ideas que estaban esperando coger forma. Queríamos hablar de la necesidad de crear un espacio formativo más amplio, en el cual divulgar y compartir nuestros conocimientos y reflexiones; pero aún no sabíamos el “cómo” ni el “cuándo”.

Este fin de semana nos dejó con aún muchas dudas y cuestiones por resolver, pero la idea de organizar un Congreso ya empezaba a hacerse más sólida.

¿Cómo empezó a organizarse?

Se fueron perfilando los grandes temas en los cuales nos fuimos centrando, progresivamente, en los meses siguientes: lugar y fecha de realización del Congreso; temas y ponentes; gestión de la financiación y de la logística. Se creó una página web, para compartir las informaciones y los contenidos, gestionar de manera transparente las cuentas, realizar las inscripciones. Posteriormente, ofrecimos también un canal de streaming para transmitir en directo las actividades del Congreso. Las grabaciones siguen disponibles para su consulta.

¿Cuánto tiempo os tomó organizarlo todo? ¿Y entre cuantas personas?

Era febrero 2016. Alrededor de un año después, se realizó el congreso. Fue un trabajo largo y constante a lo largo del tiempo. Y con muchas tareas para un equipo relativamente pequeño: un núcleo estable de alrededor 10 personas, más otras 20 que se fueron sumando progresivamente.
Era la primera vez que nos teníamos que enfrentar a algo tan complejo, desde el punto de vista organizativo. Muchas responsabilidades a la vez, tanto durante los días del Congreso como en los meses antes. Fue un aprendizaje constante, y en el cual tuvimos que aprender mucho de nuestros propios errores. Afortunadamente todo salió bien, pero nos sirvió mucho para tener una idea más clara de cómo volver a hacer (o no hacer) las cosas en futuro.  

 

CONTENIDOS

¿Cuales fueron los principales temas que se abordaron durante el Congreso? 

Nuestra idea era abarcar tres aspectos: los ejes fundamentales de la Primaria, temas de salud comunitaria y actualizaciones para la práctica clínica.  Otros congresos o jornadas se focalizan únicamente en uno de estos aspectos, mientras que nuestra idea era abordarlos en conjunto. Ya que todos ellos son, en nuestra opinión, aspectos fundamentales para el buen funcionamiento de la Atención Primaria.

¿Cómo se distribuyeron?

Por un lado, se organizaron 3 mesas redondas y 4 sesiones de actualizaciones, en la sala principal, para todos los asistentes. Por otro lado, 7 talleres, en grupos más reducidos, que se desarrollaban simultáneamente en distintas aulas.

¿Tuvisteis el apoyo de otros colectivos médicos?

El mayor apoyo nos llegó de muchos médicos y médicas de Familia, altamente comprometidos con su área de trabajo. Personas que en su momento participaron en la formación de la especialidad, que lucharon para que esto surgiera; y que nos llegaron a decir que “ estaban deseando que esto pasase”. En general, todos los ponentes nos han ayudado mucho. Nos mostraron todo su apoyo desde el principio. Incluso, la mayoría de ellos quiso participar al evento de manera totalmente voluntaria.

Por otro lado, tuvimos que enfrentarnos a una completa falta de apoyo local, por parte de nuestra Unidad Docente. Algo que nos llamó bastante la atención. El proyecto ha tenido mucha eco, sin embargo nuestro propios docentes jamás se han interesado por nosotras ni han querido involucrarse.

LA FINANCIACIÓN

Los Congresos de la Cabecera se definen “libres de humos industriales”, ¿a qué se debe esta definición?

La necesidad de buscar soluciones a unas preguntas que nos dejaban intranquilas: ¿De dónde procede la formación que recibimos? ¿Por qué siempre debe haber alguna industria detrás de ella? ¿Por qué todos los congresos tienen que valer cientos de euros, y ser patrocinados por la industria?
Hasta que decidimos cambiar nuestra preguntas: ¿Y por qué  no se puede hacer un congreso en condiciones, a un precio razonable, sin gastos innecesarios y sin industrias de por medio?
¿Y si lo intentamos?

“El I Congreso de la Cabecera nace con la pretensión de no ser el último. Parte de la necesidad de compartir y difundir información científica de calidad mediante la creación de un espacio libre de humos de la industria farmacéutica. Por eso, hemos lanzado una campaña Crowdfunding para costear lo básico entre todas”

¿Cómo se  eligió esta opción?

No fue un proceso linear. Teníamos claro que queríamos un sistema de autofinanciación, basado en las aportaciones voluntarias de quienes quisieran apoyar el proyecto. Después de reuniones infinitivas y muchas dudas, nos surgió la idea de hacerlo a través de una campaña de crowdfunding. Un proceso con su complejidad, cumplir con los requisitos administrativos de la página nos llevó bastante tiempo y esfuerzos.
Además, una de las cosas más difícil fue establecer el presupuesto inicial, cuando en ese momento aún había mucho por definir, y muchas incógnitas. Finalmente se fijó un presupuesto mínimo de  1751 euros, y un óptimo de 6700 euros.

¿Cómo de fácil o difícil fue conseguirlo?

Al principio, nos parecía imposible reunir el dinero. Luego las cosas tomaron un camino muy diferente de lo esperado… ¡en un solo día, ya se había superado el mínimo establecido!
A los cuatro días de haber abierto la campaña, inicialmente programada para un ciclo de 80 días, la tuvimos que cerrar: ya estaba alcanzado, de sobra, el límite establecido según nuestro presupuesto. No tenía sentido seguir acumulando más dinero.

¿Que se hizo con este dinero “extra” al presupuesto inicial?

Tener un margen económico algo más amplio nos permitió movernos con mayor agilidad y ampliar algunos aspectos que inicialmente no habíamos considerado. Sin embargo el Congreso siguió  siendo lo que se había propuesto desde el principio: un espacio de encuentro sin despilfarros innecesarios. Además se guardó parte de la financiación recibida para el siguiente Congreso. El balance económico  completo de todo el proceso se encuentra publicado en nuestra página.

LA AFLUENCIA


¿Cómo se gestionó el sistema de entradas al Congreso?

Se creó una plataforma para inscribirse al Congreso. En principio, no existía ninguna relación entre las financiaciones voluntarias y el sistema para conseguir entrada, completamente gratuita. Es decir, la aportación de una cuota voluntaria no daba automáticamente acceso a una entrada al congreso.
Al principio, jamás pensamos que este sistema pudiera generar problema. Sin embargo la participación masiva, tanto a la campaña de cofinanciación como a las inscripciones, nos puso delante de un panorama bastante distinto de lo esperado. A los 37 minutos de haberse abiertas las inscripciones, la página se cayó: ya estaban ocupadas todas las plazas y había una lista de espera de importante magnitud. Es decir, la afluencia real fue muy superior a la prevista. Y a pesar de ser motivo de enorme alegría, también se convirtió en uno de los principales problemas organizativos que tuvimos que enfrentar.

¿Cuales problemas surgieron y qué soluciones se plantearon?

Hubo mucho nerviosismo por las personas que iban a llegar sin entrada. Sabíamos que iba a ir mucha gente, desde otras comunidades, incluso viajando desde muy lejo, dispuesta a participar como fuera. Había quien te decía “Me he venido de la otra punta del país porque quiero formar parte de esto, aunque me quede en la puerta”. Al final la actitud colaborativa y el entusiasmo general  permitieron que, a pesar de las complicaciones, todo saliera bien.

Se buscó la opción de ampliar las plazas lo máximo posible, incluyendo otras aulas del mismo edificio, donde se transmitía en streaming lo que pasaba en el aula principal. Algunos grupos alquilaron por su cuenta casas donde reunirse  y proyectar en streaming las ponencias.

¿A que creeis que se debió tanta afluencia?

Nos parece una clara señal que la necesidad para una formación diferente es una realidad que muchas percibimos.

Ahora, nos gustaría que las sociedades científicas, sobretodo aquellas relacionadas con la Medicina de Familia, le dieran una vuelta a esto, ¿Porque les cuesta tanto llenar los congresos, y luego pasan estas cosas?

Todas estábamos ahí por interés propio, por la ilusión y por la conciencia del cambio que esto podía generar. Por la sensación de que había que estar ahí. Algo estaba pasando, y queríamos ser parte de ello.

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